BRO stap voor stap
Je bent BRO-coördinator en gaat de invoering van de wet Bro binnen jouw organisatie in goede banen leiden. Deze checklist helpt jou daarbij.
Algemeen
De BRO-coördinator is namens de bronhouder aanspreekpunt voor de BRO. Deze coördinator leidt de invoering van de wet Bro binnen de organisatie in goede banen. Hij/zij heeft overzicht over het genereren en het gebruiken van ondergrondgegevens in alle bedrijfsprocessen. En bewaakt de leveringen aan de Landelijke Voorziening, het toepassen van de BRO in de praktijk en de afhandeling van de terugmeldingen.
Op www.basisregistratieondergrond.nl vind je meer informatie over de BRO.
1. Zoek uit waar jouw organisatie bronhouder van is
Alleen bestuursorganen, inclusief ZBO’s, kunnen bronhouder zijn. Andere organisaties zijn voor de huidige wet Bro geen bronhouder en hebben geen verplichtingen die voortvloeien uit de wet Bro.
Je bent bronhouder voor registratieobjecten die door of in opdracht van jouw bestuursorgaan worden gecreëerd. Dat houdt in dat je verantwoordelijk bent voor de levering van gegevens, voor de kwaliteit daarvan en voor de behandeling van terugmeldingen op de geleverde gegevens.
De registratieobjecten die aan de BRO moeten worden geleverd zijn precies beschreven in Algemene Maatregelen van Bestuur. Voor het actuele Besluit Bro zie de website van de BRO. De aanpassingen voor elke volgende tranche zullen in de komende jaren worden vastgesteld en gepubliceerd.
Let op: ook als je als bestuursorgaan bepaalde BRO-gegevens niet produceert (en daar dus geen bronhouder van bent), dan geldt nog steeds dat je wel een gebruiksplicht hebt en ook dat je verplicht bent om in geval van twijfel aan een BRO-gegeven, dit terug te melden aan de BRO.
2. Breng de kosten en baten in kaart
De landelijke implementatie van de BRO (inclusief de realisatie van het Bronhouderportaal en de Landelijke Voorziening) wordt betaald door het ministerie, de decentrale implementatie is aan elk bestuursorgaan zelf.
Stel daarom een berekening op van de financiële impact (kosten, opbrengsten) van de BRO. Verdeel deze in de eenmalige kosten/opbrengsten voor de realisatie van het bronhouderschap plus de inrichting van het gebruik, en in structurele kosten/ opbrengsten voor beheer/ efficiencywinst/ lagere projectkosten. Denk ook aan de maatschappelijke, niet-financiële baten van de BRO, zoals versnelling van processen en minder kans op vertraging bij de uitvoering.
In de Impactanalyse van de VNG is in paragraaf 4.1.3 een nadere uitwerking gemaakt van de hoogte van de implementatiekosten voor gemeenten.
3. Informeer je bestuurders
In de jaarlijkse ENSIA-enquête worden vragen gesteld over de BRO. Hét moment om te checken of de BRO voldoende bestuurlijk is belegd. Leg en versterk zo nodig de verbinding tussen de bestuurlijk verantwoordelijke en de BRO-coördinator, zodat je aan de slag kunt. En bespreek binnen jouw organisatie in hoeverre je voldoet aan de verplichtingen aan de BRO.
4. Organiseer de interne communicatie
Verzorg interne voorlichting over de wet Bro in het algemeen en de generieke onderdelen ervan (rol bronhouder/gebruiker, registratieobjecten, kosten/baten, tijdspad). Het doel is om de relevante afdelingen te informeren over waar ze mee te maken gaan (of kunnen gaan) krijgen en om hun medewerking voor de implementatie van de BRO binnen de organisatie te verkrijgen. Medewerking is overigens niet vrijblijvend, het gaat immers om de invoering van een wettelijke basisregistratie.
Hoe krijg ik collega's mee?
Wijs collega’s en bestuurders op de voordelen van het gebruik van de BRO . Op de website van de BRO zijn basispresentaties te vinden die je kunt gebruiken bij interne voorlichting. Ook vind je praktijkvoorbeelden en de Toolkit Communicatie .
Informeer ook eens hoe andere overheden dit aanpakken. In diverse interviews op de website van de BRO kun je meekijken in de praktijk van anderen. Je kunt ook meedoen aan bijeenkomsten van de BRO.
Leverplicht
Het leveren van ondergronddata aan de BRO is een wettelijke verplichting. De volgende stappen helpen je met het regelen van de eerste levering aan de BRO. Maar de belangrijkste tip is: ga gewoon praktisch aan de slag. Begin bij het begin .
Start bijvoorbeeld met de registratie van een put en kijk waar je tegenaan loopt. Zorg verder dat je jouw organisatie meeneemt in het proces. En maak vooral ook gebruik van de verschillende hulplijnen die er zijn. Lees bijvoorbeeld de Handleiding Bronhouderportaal of vraag hulp aan de Servicedesk BRO .
1. Regel het gebruik van eHerkenning
De BRO-coördinator en eventuele externe medewerkers met een niet gemeentelijk mailadres hebben eHerkenning op betrouwbaarheidsniveau 2+ nodig om toegang te krijgen tot het bronhouderportaal (security).
Omdat eHerkenning een standaard is voor het berichtenverkeer tussen overheden is het mogelijk dat er al een machtigingsbeheerder voor uw organisatie is. Als dat niet zo is, zet dan de aansluiting van jouw organisatie op eHerkenning in gang.
2. Meld jouw organisatie aan bij de Landelijke Voorziening BRO
Om gegevens aan te kunnen leveren aan de Basisregistratie Ondergrond moet jouw organisatie aangemeld zijn bij de BRO. Je hebt hiervoor het KvK/OIN-nummer van jouw organisatie nodig.
Hierna kun je het bronhouderportaal in gebruik nemen. In het bronhouderportaal kun je derden machtigen om voor jouw organisatie gegevens aan te leveren aan de BRO.
3. Inventariseer werkprocessen waarin BRO-gegevens ontstaan
Inventariseer alle werkprocessen waarin BRO-registratieobjecten (kunnen) ontstaan. Voor jouw wettelijke verantwoordelijkheid is het niet relevant of je zelf gegevens inwint, of dat een opdrachtnemer dat in opdracht doet.
Wanneer moet je aanleveren en wanneer niet? Op de website staat een aantal voorbeelden met toelichting.
Het programmabureau BRO heeft voor gemeenten, provincies en waterschappen een procesanalyse laten uitvoeren.
4. Inventariseer de opdrachtnemers aan wie je werk uitbesteedt
De opzet van de BRO is dat de feitelijke gegevenslevering door jouw opdrachtnemers kan worden uitgevoerd. Inventariseer per registratieobject (per tranche) welke aannemers en bureaus door jouw organisatie worden ingeschakeld voor de uitvoering van werkzaamheden die BRO-gegevens opleveren.
Inventariseer vervolgens welke contracten er voor deze opdrachtnemers worden gemaakt. Is er een standaard uitbestedingscontract? Zijn er specifieke voorschriften?
Tip: lees op de BRO-site hoe de gemeente Haarlemmermeer dit heeft aangepakt.
5. Pas contracten met opdrachtnemers aan
Het gaat hier om opdrachtnemers die technisch-uitvoerend werk voor jou verrichten (sonderingen, boringen, grondwaterstandsmetingen, etc.).
- Ga na wat het interne proces (tijdspad) is om een uitbestedingscontract te wijzigen.
- Leg in je (standaard)contracten en/of –bestekken vast dat jouw opdrachtnemers de verzamelde gegevens rechtstreeks aanleveren aan de BRO. Informeer de opdrachtnemers hierover.
- Leg ook vast in de contracten dat de opdrachtnemers verplicht gegevens uit de BRO moeten gaan gebruiken als ze werk in jouw opdracht uitvoeren.
- Op de website van de BRO vind je een aantal verwijzingen naar mogelijke contractteksten .
6. Centraal register van organisaties in de aanleverketen
De LV BRO maakt gebruik van een centraal register van organisaties. Dit bestaat uit een organisatienaam en een KvK/OIN-nummer. Iedere organisatie die een bijdrage levert aan de BRO, dient zich eenmalig aan te melden bij de BRO. Dat geldt ook voor jouw opdrachtnemers in de aanleverketen: jouw aannemers, maar ook jouw/hun uitvoerders van bijv. het geotechnisch onderzoek of de eigenaar en beheerder van een grondwatermonitoringsput.
Je kunt controleren of zij zijn aangemeld bij de BRO. Zijn ze nog niet aangemeld dan kan de opdrachtnemer dat zelf doen met zijn eigen KvK/HRN-nummer via dezelfde link.
7. Richt jouw machtigingen in voor aanleveringen in het Bronhouderportaal BRO
Via het Bronhouderportaal BRO kunnen bronhouders monitoren of hun opdrachtnemers daadwerkelijk gegevens aanleveren aan de BRO en inzicht krijgen in wát er geleverd wordt. Zo is er de gelegenheid om desgewenst gegevens te checken vóór ze naar de LV worden doorgezet. Voor gebruik van het bronhouderportaal is nodig:
- Ga na wat het interne proces (tijdspad) is om een uitbestedingscontract te wijzigen.
- Leg in je (standaard)contracten en/of –bestekken vast dat jouw opdrachtnemers de verzamelde gegevens rechtstreeks aanleveren aan de BRO. Informeer de opdrachtnemers hierover.
- Leg ook vast in de contracten dat de opdrachtnemers verplicht gegevens uit de BRO moeten gaan gebruiken als ze werk in jouw opdracht uitvoeren.
- Op de website van de BRO vind je een aantal verwijzingen naar mogelijke contractteksten .
- Raadpleeg de handleiding Bronhouderportaal .
8. Impact op eigen ICT-voorzieningen en jouw softwareleveranciers
Het uitgangspunt is dat alle bestuursorganen, bronhouders en hun opdrachtnemers gebruik maken van het Bronhouderportaal BRO. Je hebt als bronhouder dus geen substantiële eigen ICT-voorzieningen nodig om te leveren, dat kan via het bronhouderportaal.
9. Monitor het aanleveren van gegevens
Het leveren van ondergrondgegevens aan de BRO is niet vrijblijvend. Vanaf datum inwerkingtreding van de wet Bro (1 januari 2018) is dit verplicht. In de afgelopen jaren zijn steeds meer registratie-objecten toegevoegd aan de BRO.
Check tussentijds of je alle werkprocessen in kaart hebt en of alle uitvoerders gegevens aanleveren.
Het aanleveren van ondergrondgegevens die zijn ingewonnen voor de wettelijke ingangsdatum (met uitzondering van nog ‘actuele gegevens’ ) is niet verplicht. Het mag wel. Soms zijn die gegevens juist zeer waardevol. Neem hiervoor contact op met de BRO Servicedesk.
Gebruiksplicht
Bestuursorganen hebben een gebruiksplicht: als er voor een taak, project of plan een relatie is met de ondergrond, moeten zij BRO-gegevens gebruiken. In de praktijk besteden Bestuursorganen werkzaamheden steeds vaker uit aan het bedrijfsleven. De gebruiksplicht wordt daarmee in feite doorgezet naar hoofdaannemers en daaronder de onderaannemers.
1. Inventariseer werkprocessen waar gegevens uit de BRO gebruikt (kunnen) worden
Inventariseer alle werkprocessen waarin BRO-gegevens en modellen gebruikt (kunnen) worden. Het kan ook gaan om werkzaamheden die uitbesteed zijn aan gespecialiseerde bureaus (waarbij de contractuele verplichting moet worden opgenomen om gebruik te maken van gegevens uit de BRO, zie ook stap 8 van de checklist voor de implementatie).
Ter ondersteuning van de inventarisatie vind je op de website een algemene procesanalyse voor gemeenten, provincies en waterschappen.
Op de website van de BRO vind je ook welke registratieobjecten wanneer actief in de BRO zijn opgenomen. Een bestuursorgaan is verplicht deze te gebruiken, ook als je er niet zelf de bronhouder van bent.
2. Pas je interne raadpleegomgeving aan
Gebruikt jouw organisatie een interne viewer of datawarehouse met (onder meer) geo- informatie? Bespreek met de beheerder welke BRO-gegevens daar in opgenomen zijn of zouden moeten worden.
Je kunt volledig geautomatiseerd BRO-gegevens opvragen. Dit is vooral handig als je regelmatig BRO-gegevens nodig heeft. Zie ook de webpagina over het opvragen van gegevens .
3. Monitor het gebruik van de BRO-gegevens
Het gebruiken van ondergrondgegevens de BRO is niet vrijblijvend. Als je gegevens over de ondergrond nodig hebt in jouw werk, dan moet je in elk geval altijd de BRO raadplegen.
In de afgelopen jaren zijn steeds meer registratie-objecten toegevoegd aan de BRO. Check daarom tussentijds of je alle werkprocessen in kaart hebt en alle uitvoerders gegevens gebruiken.
Wat begon als 1 praktijkproef, is inmiddels uitgegroeid tot een kaart van Nederland vol Praktijkvoorbeelden. Hoe trokken partijen samen op om hun ingewikkelde vraagstukken op te lossen met behulp van data uit de BRO? Wat waren de resultaten en wat hebben ze eraan gehad? Ze vertellen het zelf in de video hieronder.
BRO in praktijk
Meldplicht
Wanneer er twijfel is of een gegeven in de BRO overeenstemt met de fysieke werkelijkheid, heeft het bestuursorgaan de plicht hiervan een melding te maken.
Terugmelden
Twijfel je aan de juistheid van bepaalde gegevens in de BRO? Of twijfel je over een bepaald aspect van een model? Laat het ons weten met een BRO terugmelding .
Het is belangrijk om onjuistheden te melden, zo werken we samen aan het verbeteren van de kwaliteit van de BRO.
Voor Terugmelden hebben we een eenvoudig formulier gemaakt dat je in stappen door het proces leidt. Houd het BRO ID van het registratieobject van de terugmelding bij de hand (bij gegevens) of de xy-coördinaten/adres (bij modellen).
Na ontvangst van de melding worden een aantal stappen gezet. Zo toetst TNO of een melding zodanig is opgesteld dat een bronhouder deze inhoudelijk kan beoordelen. Als dat het geval is, wordt de bronhouder van de terugmelding op de hoogte gesteld. Het registratieobject wordt dan in onderzoek genomen en de bronhouder onderzoekt vervolgens de terugmelding. Het kan dan enige tijd duren ( wettelijke termijn is 16 weken ), maar uiteindelijk brengen we je op de hoogte van het resultaat van je melding.
Onderzoeksplicht
Bronhouders zijn volgens de Wet Bro verplicht om terugmeldingen op BRO-objecten te onderzoeken. Een onderzoek kan leiden tot een mutatie of correctie op de gegevens die opgeslagen zijn in de LV BRO.
En verder:
1. Gegevens uit vergunningaanvragen
Het ministerie heeft besloten om BRO-registratieobjecten die een bestuursorgaan via vergunningaanvragen (Omgevingsloket, waterwinning, e.d.) ontvangt, vooralsnog van de leverplicht uit te sluiten. Dit omdat zulke gegevens vaak niet zullen voldoen aan de BRO-standaarden. Eerst zullen de gegevensketens voor dit soort vergunningen op elkaar moeten worden afgestemd. Als dat in bepaalde gevallen al wel is gebeurd, is het natuurlijk altijd mogelijk om dergelijke gegevens te leveren, mits een bestuursorgaan de bronhouderverantwoordelijkheid op zich neemt.
2. Historische gegevens
De wet Bro verplicht bronhouders niet tot levering van historische gegevens. Historische gegevens zijn gegevens die door bestuursorganen vóór datum inwerkingtreding van de wet Bro zijn ingewonnen. Bekijk het overzicht wat de ingangsdata zijn. Je kunt deze desgewenst leveren aan de LV BRO als ze voldoen aan de IMBRO/A standaard. Gegevens van objecten die op de datum van inwerkingtreding daadwerkelijk bestaan (grondwaterputten) moeten wel worden aangeleverd.
3. Planning
De invoering van de BRO wordt tot 2022 stapsgewijs in vier tranches gerealiseerd. Vanaf 2023 wordt er gebouwd aan een vijfde tranche: Milieukwaliteit. Per tranche komen er nieuwe registratieobjecten bij, daardoor worden de leverplicht, de gebruiksplicht en de gebruiksmogelijkheden ook per tranche omvangrijker.
De actuele planning vind je op de website.
Doe mee, samen maken we BRO
Het programmabureau Basisregistratie Ondergrond maakt de BRO niet alleen. We hechten veel waarde aan jouw kennis, mening en inbreng. Doe jij mee? In onze bijeenkomsten zijn veel momenten ingepland om met jou in gesprek te gaan.
Praat mee over ontwikkelingen
Participeer in discussies over procesinrichting, bronhouderportaal en standaarden, geef je mening over voorstellen en meld je aan voor ambtelijke werkgroepen over deelonderwerpen. Een aantal zaken zal meer bij je opdrachtnemers liggen, als die de feitelijke levering verzorgen.
Input vanuit de praktijk is noodzakelijk voor het welslagen van de BRO. Op de BRO-website wordt bekend gemaakt welke trajecten er lopen en hoe je je daarvoor kunt aanmelden.
Vergroot je kennis over de BRO
Voor iedereen die zich betrokken voelt bij de BRO, organiseren we online events . Vergroot jouw kennis over de diverse BRO-onderwerpen en laat je inspireren door verhalen uit de praktijk. Neem maandelijks deel aan de webinar Begin de dag met een BRO’tje of een van de andere events.
Wil je meer weten over technische resultaten en de vorderingen van de BRO? Meld je aan voor de sessies tijdens onze Ketendag : Ketendemo, Implementatiesessies en Reviewsessies.
Hoe zijn jullie zelf aan de slag gegaan met de BRO? En wat hebben jullie daarvan geleerd? Jullie vertellen het zelf in het filmpje BRO in het land:
BRO in het land
Stel vragen en geef feedback aan het Programmabureau BRO
Laat het ons vooral weten als je issues tegenkomt die vragen oproepen en/of die niet binnen jouw organisatie kunnen worden opgelost en meld ze bij de BRO-servicedesk.
Storymap doorgebladerd? Op deze pagina vind je ook de PDF-versie van 'BRO stap voor stap'.
